Thủ tục triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị

17/09/2019

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Họp HĐQT là yêu cầu bắt buộc đối với các công ty nhưng không phải ai cũng biết thủ tục triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị như thế nào? Khi nào thì phải tổ chức họp?

Khi nào thì tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị?

  1. Hội đồng quản trị có thể họp định kỳ hoặc bất thường
  2. Chủ tịch HĐQT có thể triệu tập họp khi xét thấy cần thiết nhưng mỗi quý họp ít nhất 1 lần
  3. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị khi có một trong các trường hợp sau đây:a) Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập;

    b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

    c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên điều hành của Hội đồng quản trị;

    d) Các trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Lưu ý: Đề nghị phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.

Cách thức tổ chức cuộc họp HĐQT

Thời gian tổ chức:

Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị mở cuộc họp. Trường hợp Chủ tịch không triệu tập họp Hội đồng quản trị theo đề nghị thì Chủ tịch phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với công ty; người đề nghị có quyền thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

Gửi Thông báo:

Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.

Điều kiện để cuộc họp HĐQT được tiến hành

– Có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp đối với lần triệu tập đầu tiên

– Trường hợp không đủ số lượng thành viên dự họp thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ quy định thời hạn khác ngắn hơn.

Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Lưu ý: Thủ tục triệu tập cuộc họp lần 02 được thực hiện như thủ tục triệu tập cuộc họp lần 01.

Điều kiện thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp

  1. Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
  2. Ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định tại khoản 10 Điều này.
  3. Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
  4. Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.

Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Điều kiện Nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua

Nghị quyết của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Trên đây là những tư vấn của Hãng luật Better về thủ tục triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo những quy định về Hội đồng quản trị tại đây.

BÀI VIẾT KHÁC

Doanh nghiệp cần lưu ý những gì trong năm 2019?

Doanh nghiệp cần lưu ý những gì trong năm 2019? Ban hành mới 86 biểu mẫu sử dụng trong đăng ký kinh doanh – 5 mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp và 5 mẫu Danh sách kèm theo như Danh sách về cổ đông, thành viên hợp...

Chi tiết

Mở shop quần áo có phải đăng ký kinh doanh?

Câu hỏi: Tôi đang có ý định mở một shop quần áo nhỏ. Tôi muốn hỏi là mở shop quần áo có phải đăng ký kinh doanh hay không? Mặt bằng là tôi đi thuê. Nếu tôi mở shop quần áo có phải đóng thuế gì không? Mong nhận...

Chi tiết

Họp Đại hội đồng cổ đông CTCP

Thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần: trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường: Hội đồng quản trị...

Chi tiết

Quy định về Hội đồng quản trị Công ty cổ phần

Hội đồng quản trị công ty cổ phần là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Quyền và nghĩa vụ...

Chi tiết

Dịch vụ thành lập công ty giá rẻ tại Hà Nội

Gần 20 năm trong nghề, Hãng luật Better hiểu hơn ai hết nhưng khó khăn mà Doanh nghiệp gặp phải khi mới thành lập. Trên hết, khó khăn về mặt tài chính và những thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước là điều khiến nhiều DN lúng...

Chi tiết